سبع خطوات لإعداد خطة استراتيجية
دكتور
عبدالرحيم محمد
استشاري التخطيط الاستراتيجي وقياس الأداء المؤسسي
drabdo68@yahoo.com
في البداية التخطيط الاستراتيجي هو خريطة لإرشادكم للوصول بين نقطتين، وهنا يجب أن نفرق بين التخطيط القائم على المبادرات Proactive planning والتخطيط القائم على ردة الفعل Reaction planning . وهنا يجب ان تحدد أين أنت الأن (الواقع) وبين ما ترغب في الوصول إليه (المستقبل) وكيف يمكن لك أن تسد هذه الفجوة .
المرحلة الأولي في عمر أي منظمة تسمى الشروع initiation منظمة تعتبر مرحلة الشروع وهى المرحلة التي تحدد فيها رؤية ورسالة والمرحلة الثانية مرحلة النمو Growth وهى المرحلة التي تبدأ المؤسسة فيها بالنمو التطور ،ثم تأتي مرحلة النضوج Maturity وهى المرحلة التي تحقق فيها المؤسسة أهدافها . وبعذلك مرحلة التجديد وهى الصعود إلى أعلى من مرحلة النضوج أو النزول . ويمكن تشبيه ذلك بالطائرة، فهي على الممر في مرحلة الشروع ، والإقلاع هو مرحلة النمو ، والاستقرار في الجو هي مرحلة النضوج ، وبعدها تأتي مرحلة الهبوط . التخطيط الاستراتيجي يمكننا من الانتقال من مكان إلى مكان من خلال أسلوب محدد يتوافق مع أهدافنا وخططنا واستراتيجياتنا ، والمكاسب في أي مؤسسة تعتمد على الإنتاجية والأداء، والانتاجية والأداء يحققان الربحية، والإنتاجية هي النتائج مقسومة على الموارد وكلما كان الاستخدام جيد للموارد كلما زادت الإنتاجية، على سبيل المثال إذا أردتم تحديد إنتاجية مندوب مبيعات يجب أن تسألوا هذه الأسئلة: كم من الاستثمارات تم إنفاقها على هذا الشخص؟ كما يوما أمضي هذا الشخص في دراسة السوق؟ وكم من المبيعات حقق ها الشخص؟ وهنا نحسب إنتاجية هذا الشخص وإذا لم يكن معدله جيدا فكيف نحسن إنتاجية هذا الشخص؟ من السهل قياس إنتاجية آلة، لكن قياس إنتاجية العنصر البشري أمر صعب. إذا كنتم تجهلون إنتاجية موظفيكم فأنتم لا تخططون استراتيجيا لمستقبل أفضل.
ماذا يعنى الأداء : الأداء يعني هل يتصرف الموظفون وفقا للخطة الاستراتيجية ؟ إن قلت هل أنك مدير جيد ؟ ماذا أعني بذلك؟ هل يتوافق أداؤك وخطة استراتيجية تملكها في المؤسسة. إذا كانت هذه خطتنا وهذه هي خطوات الخطة فسيقاس أداؤكم بحسب إجادتكم تنفيذ تلك الخطط . والإنتاجية تتوقف على القدرة على إدارة المخاطر ، وإدارة المخاطر هي قلب الإنتاجية ، و لا أعني بالمخاطر المخاطر المالية فحسب ولكن أعني مخاطر الأشخاص ومخاطر العملية ومخاطر التخطيط والاعلان والبيع والتسويق وغير لك . إذا أدرتم المخاطر فستكون إنتاجيتكم أفضل بكثير. ويمكن تشبيه هذا بركوبكم السيارة وأنتم تعرفون إلى اين انتم ذاهبون وفعلا تصلون ولكن هذا قد يستغرق وقتا طويلا وتكلفة أكثر، أما لو نظرتم إلى الخريطة وحددت أفضل الطرق واقصر المسافات فإن الأمر يختلف وخلال الرحلة ستعرف هل أنت على الطريق الصحيح ام لا. كيف نعرف هذا في المؤسسة من خلال الخطة الاستراتيجية . فالتخطيط الاستراتيجي يمكن أن يكون قائم على المبادرة أو رد الفعل . ردة الفعل يعنى الاهتمام بالظروف الراهنة والتخطيط والتركيز على هذه الظروف في وضع الخطة ، وتقوم هذه المؤسسات على القول أن هذه ظروفنا ومشاكلنا وإمكانياتنا ثم يخططون هذا هو التخطيط بردة الفعل. أما الأفضل والأكثر فعالية هو تخطيط المبادرة وهو يعني البدء بالمستقبل المنشود وفي رؤيتكم ما هو الأفضل المطلوب تحقيقه ثم تحديد الأهداف لتحقيق الرؤيا.
كيف نخطط إستراتيجيا وما هي الخطوات التي يجب أن نتبعها؟
هناك سبع خطوات:
الخطوة الأولي صياغة الرؤيا
ماذا تريد أن تكون عليه مؤسستكم بعد عشرة أعوام ؟ بغض النظر عن الظروف الحالية
الخطوة الثانية: تحديد الظروف الحالية
وهنا يجد تحديد نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتحديات ويتم ذلك من خلال جلسات عصف ذهني.
الخطوة الثالثة: تحديد المطلوب لبلوغ أهدافكم
ما الذي سيقودكم إلى مستقبلكم المنشود ما هي الأشياء التي سوف تنقلنا إلى الرؤية وهنا يجب طرح أسئلة مثل أي قطاعات السوق سنستخدمها . من سيكون عملائنا أي المنتجات التي يجب أن نقدمها؟ أي موظفين سنحتاج إليهم؟ أي موهبة إدارية سنحتاجها أي موارد مالية سوف نحتاجها؟ أي مخاطر علينا مواجهتها؟ كيف سندير هذه المخاطر؟ ما هو احتمال النجاح؟
الخطوة الرابعة: وضع خطط عمل
هذه الخطط لسد الفجوة بين الواقع الحالي والرؤية المستقبلية . إبدا من الرؤية وخطط إلى العكس ممكن ان نركز على قسم وكيف يكون أفضل وأي خطة تحقق هذا . ويجب تحديد معايير لقياس الأداء والتأكد من أن كل خطوة تقاس بطريقة جيدة.
الخطوة الخامسة: تطبيق الخطة الاستراتيجية
وهذه نقطة مهمة المهم تنفيذ الخطة الاستراتيجية وتحديد من سيقوم بالتنفيذ وتحديد الجداول الزمنية وإحداث التغيرات الضرورية لإنجاحها
الخطة السادسة: تقييم الأداء
لابد من التوقف والتأكد من هل تسير الخطة كما هو مطلوب أم لا هل حققت المطلوب أم لا كما هو مخطط لو نعم نحتفل بالنجاح لا يجب التصحيح
الخطوة السابعة القيام بالتغييرات المطلوبة
التغيير في النظام والهيكل المطلوب لإنجاز الخطة و تطوير الاستراتيجية إما تقليدي او ابداعي. الطريقة التقليدية دائما نقول هذه الطريقة التي اتبعناها والاعتماد على النجاح الذي تحقق في الماضي . ولكن الاستراتيجية الإبداعية هي الاستراتيجيات الخلاقة والإبداعية هي التي تستفاد من خبرات الماضي وخبرة المنافسين.
