خمس نصائح لتخطيط المشروع
5 Tips For Planning Your Project
إذا كان لديك مشروع جديد من أين ستبدأ ؟ سؤال صعب يواجه أصحاب المشروعات وخاصة في الأيام أو الأسابيع الأولى من بداية التفكير في المشروع. هنا بعض النصائح يجب أخذها في الاعتبار.
دعنا نبدأ....
النصيحة الأولى: كون فريقك Establish your team
لا يمكنك إدارة المشروع بنفسك، ومن هنا عليك البحث عن من سيساعدونك في المشروع. راعي المشروع قد يكون لديه بعض الأفكار عن الفريق، حاول أن تعرفهم وتعرف أدوارهم التي سيقومون بها في المشروع وهذا سوف يجعلك تخطط أعباء عمل المشروع بكفاءة. إنه من المهم أن تلتقي بفريق العمل بسرعة وتناقش معهم المشروع وأهدافه بأقصى سرعة ممكنة.
النصيحة الثانية: حدد قائمة المهام Create a task list
عندما يبدو كل شيء واضحا فإن افضل بداية هو أن تكتب ما الذي تريد أن تفعله. أعمل مع فريق عملك الجديد لتحديد المهام المطلوبة لتنفيذ المشروع. لأنهم الخبراء في هذا الموضوع ، لا تفعل ذلك بمفردك استخدم معارفهم لكي تبني قائمة شاملة بالمهام. وهناك بعض النماذج المعدة التي تساهم في تحقيق ذلك وتوفر الوقت وتعمل على مشاركة المهام مع الآخرين بسهولة بدون أن تحتاج إلى التواصل من خلال الإيميل وهذه النماذج موجودة في ProjectManager.com.
النصيحة الثالثة: وضع جدول المشروع Produce a project schedule
الآن ضع كل المهام التي حددتها للمشروع في جدول. وهذا يعنى أن تضيف المواعيد لكل المهام ، وبالتالي يمكن معرفة الترتيب والتسلسل الذي ستتم به المهام. يمكنك أيضا ان تحدد الارتباطات بينها. هذه الروابط بين المهام تساعد في تحديد ما هو المطلوب تنفيذه اولا وإذا كنت غير متأكد من ترتيب المهام شارك فريق في مناقشة هذا الموضوع. فهم لديهم الخبرة نتيجة قيامهم بأعمال مشابهة من قبل ، فسيكون لديهم القدرة على تحديد ما هى المهام التي يجب أن تنفذ ومتى. يجب إضافة المواد والاحتياجات بجانبها لتحديد مسئولية كل فرد، ويمكنك استخدام خرائط جانت Gantt charts فهى تساعدك في تحديد هذه الأشياء في اشكال بيانية .
النصيحة الرابعة: تحديد التواريخ والأحداث المهمة Ensure you have milestones
حدد مواعيد ثابتة لنهاية المشروع، استخدم علامات أو أحداث سوف تحدث في تواريخ محددة وحددها بأشكال معينة على خريطة جانت. وسوف تظهر على الجدول وستكون مفيدة في توضيح مدى تقدمك في تنفيذ المشروع. على الأقل حدد نقطة واحدة شهريا فهى توضح لك حدثا كبيرا شهريا في المشروع.
النصيحة الخامسة: حدد التقدم المتحقق في المشروع Work out how to monitor progress
أخيرا، فكر كيف تتابع التقدم في المشروع من الآن، حدد مع الفريق بعد تحديد الجدول كيف سيتم متابعة التنفيذ ، وذلك سوف يكون سهلا عندما تستخدم برامج إلكترونية تساعد في المتابعة وإعداد التقارير. لو أنك قلقلا من تحديث المتابعة بشكل دوري مع الفرق ضع تنبيه في أجندة المتابعة يذكرك بالتواصل المستمر مع الجميع.
ترجمة: د. عبدالرحيم محمد
المصدر: ProjectManager.com
