5 نصائح لسرعة الحصول على الجدول الزمني للمشروع 5 Tips For Faster Project Scheduling

5 Tips For Faster Project Scheduling

5 نصائح  لسرعة الحصول على  الجدول الزمني للمشروع

تستهلك عملية تصميم جدول المشروع   وقتا كبيرا  ويعتبر مهمة صعبة ، وبدون جدول زمني لا يمكن أن تحقق النجاح للمشروع .   من خلال النصائح التالية يمكن تحقيق سرعة الحصول على الجدول الزمني للمشروع.

 

النصيحة الأولي: استخدم النماذج الجاهزة  Use templates

أسرع طريقة لبناء  الجدول الزمني للمشروع  ان تستخدم نماذج جاهزة.  فالنموذج الجاهز   يمكن تعديله بسهولة ليتناسب مع مشروعك.  على سبيل المثال يمكنك استخدام نماذج جاهزة  Web Project   لكي تبدأ وخاصة   لو انك تدير مشروع خاص بشبكة الإنترنت.  لأنه سيتضمن  العديد من  الأنشطة الرئيسية  مثل تصميم الصفحات  واختبارها.  ويمكنك إضافة  مهام إضافية  متعلقة بمشروعك. في حالة استخدامك   نماذج جاهزة ، لا تنسي  أن تحذف  أى مهام  غير مناسبة لمشروعك.  

مكتب إدارة مشروعاتك  أو البرامج الإلكترونية المستخدمة في إدارة مشروعك تتضمن الكثير من الجداول  يمكنك تطويرها بما يتناسب والمشروع.

 

النصيحة الثانية: استخدم قائمة المهام Use task lists

لو أنك ستبدأ مشروعك من البداية ، فأفضل طريقة  تبدا بها  هي قائمة المهام.  استخدم أدوات الإدارة الشاملة للمهام والمتاحة في موقع Projectmanger.com   لتحديد جميع المهام في مشروعك. أو حتى يمكنك أن تحصل على قائمة المهام من تطبيقات آخري  وتكون مفيدة  لو أنك بدأت بالفعل  تخطيط مشروعك  من خلال ورش العمل أو الاجتماعات.

تذكر أن  تدرج كل المهام  التي تحتاج أن تنفذها في المشروع، مثل التصميم والبناء  والاختبار ومستلمات المشروع  ايضا  المهام المطلوبة  لإدارة المشروع  مثل  اجتماعات فرق العمل   والجهود المطلوبة  لإعداد المستندات  وإجراءات الأنشطة.

 

النصيحة الثالثة: تخصيص الموارد  Allocate resources

اجعل فريقك يعمل بسرعة من خلال استخدام أدوات إدارة المشروعات  في تخصيص  الموارد لهم. بهذا سوف تتجنب الحاجة إلى الاجتماعات الطويلة، فيمكنك توجيه التكليفات لهم من خلال الإنترنت.

في  حالة عدم معرفة من الذي يجب عليه القيام  بمهمة معينة  ناقشها في اجتماع الفريق.  في بعض الأحيان  يكون هناك شخص واحد مناسب  لهذه المهمة  وأحيانا أخرى  يمكن أن يقوم به شخص متطوع ، في هذه الأثناء وزع باقي الأعمال على الفريق.  هنا يمكنهم القيام بأعمالهم  ولا يتوقف عمل مشروعك.

النصيحة الرابعة: خطط  جدولك الزمني   Structure your schedule

اجعل المجموعات المتشابهة في العمل معا لسهولة العمل. يمكنك ايضا بناء مراحل المشروع  بالنظر إلى المنطقية في تقسيم العمل إلى  أجزاء محددة.  حدد نقاط البدء والانتهاء لكل نشاط.  لو أن جدولك تم تخطيطه بكفاءة  سيكون أكثر سهولة  في الاستخدام.  وكنتيجة لذلك  سوف تقضي وقت اقل في  عملية التحديث المستمر للجدول خلال تنفيذ وتقدم المشروع.

 

النصيحة الخامسة:  المتابعة المنتظمة  Track it regularly

 أحد الأسباب التي تجعل جدول المشروع  يستهلك وقتا كبيرا  هو أن يسمح مدير المشروع لجدوله أن يصبح متقادما.  تحديث جدول المشروع  يعكس أن ما  حدث في الأسابيع  الماضية  يمثل تحديا، وخاصة إذا كان تقدم المشروع سريعا، إنه من الأفضل أن تحدد وقتا كل اسبوع  لتحديث الجدول . يمكنك المحافظة على  معظم التغيرات والتأكد من أن فريق مشروعك  له رؤية تصحيحية ، ايضا هذا مفيدا لأصحاب المصلحة من المشروع.

ترجمة: د. عبدالرحيم محمد

المصدر

Author: د. عبدالرحيم محمد عبدالرحيم

إستشاري التخطيط الإستراتيجي وقياس الأداء المؤسسي والتدريب - أستاذ الإدارة العامة المشارك - كلية المجتمع

Share This Post On