5 نصائح لسرعة الحصول على الجدول الزمني للمشروع 5 Tips For Faster Project Scheduling

5 Tips For Faster Project Scheduling

5 نصائح  لسرعة الحصول على  الجدول الزمني للمشروع

تستهلك عملية تصميم جدول المشروع   وقتا كبيرا  ويعتبر مهمة صعبة ، وبدون جدول زمني لا يمكن أن تحقق النجاح للمشروع .   من خلال النصائح التالية يمكن تحقيق سرعة الحصول على الجدول الزمني للمشروع.

 

النصيحة الأولي: استخدم النماذج الجاهزة  Use templates

أسرع طريقة لبناء  الجدول الزمني للمشروع  ان تستخدم نماذج جاهزة.  فالنموذج الجاهز   يمكن تعديله بسهولة ليتناسب مع مشروعك.  على سبيل المثال يمكنك استخدام نماذج جاهزة  Web Project   لكي تبدأ وخاصة   لو انك تدير مشروع خاص بشبكة الإنترنت.  لأنه سيتضمن  العديد من  الأنشطة الرئيسية  مثل تصميم الصفحات  واختبارها.  ويمكنك إضافة  مهام إضافية  متعلقة بمشروعك. في حالة استخدامك   نماذج جاهزة ، لا تنسي  أن تحذف  أى مهام  غير مناسبة لمشروعك.  

مكتب إدارة مشروعاتك  أو البرامج الإلكترونية المستخدمة في إدارة مشروعك تتضمن الكثير من الجداول  يمكنك تطويرها بما يتناسب والمشروع.

 

النصيحة الثانية: استخدم قائمة المهام Use task lists

لو أنك ستبدأ مشروعك من البداية ، فأفضل طريقة  تبدا بها  هي قائمة المهام.  استخدم أدوات الإدارة الشاملة للمهام والمتاحة في موقع Projectmanger.com   لتحديد جميع المهام في مشروعك. أو حتى يمكنك أن تحصل على قائمة المهام من تطبيقات آخري  وتكون مفيدة  لو أنك بدأت بالفعل  تخطيط مشروعك  من خلال ورش العمل أو الاجتماعات.

تذكر أن  تدرج كل المهام  التي تحتاج أن تنفذها في المشروع، مثل التصميم والبناء  والاختبار ومستلمات المشروع  ايضا  المهام المطلوبة  لإدارة المشروع  مثل  اجتماعات فرق العمل   والجهود المطلوبة  لإعداد المستندات  وإجراءات الأنشطة.

 

النصيحة الثالثة: تخصيص الموارد  Allocate resources

اجعل فريقك يعمل بسرعة من خلال استخدام أدوات إدارة المشروعات  في تخصيص  الموارد لهم. بهذا سوف تتجنب الحاجة إلى الاجتماعات الطويلة، فيمكنك توجيه التكليفات لهم من خلال الإنترنت.

في  حالة عدم معرفة من الذي يجب عليه القيام  بمهمة معينة  ناقشها في اجتماع الفريق.  في بعض الأحيان  يكون هناك شخص واحد مناسب  لهذه المهمة  وأحيانا أخرى  يمكن أن يقوم به شخص متطوع ، في هذه الأثناء وزع باقي الأعمال على الفريق.  هنا يمكنهم القيام بأعمالهم  ولا يتوقف عمل مشروعك.

النصيحة الرابعة: خطط  جدولك الزمني   Structure your schedule

اجعل المجموعات المتشابهة في العمل معا لسهولة العمل. يمكنك ايضا بناء مراحل المشروع  بالنظر إلى المنطقية في تقسيم العمل إلى  أجزاء محددة.  حدد نقاط البدء والانتهاء لكل نشاط.  لو أن جدولك تم تخطيطه بكفاءة  سيكون أكثر سهولة  في الاستخدام.  وكنتيجة لذلك  سوف تقضي وقت اقل في  عملية التحديث المستمر للجدول خلال تنفيذ وتقدم المشروع.

 

النصيحة الخامسة:  المتابعة المنتظمة  Track it regularly

 أحد الأسباب التي تجعل جدول المشروع  يستهلك وقتا كبيرا  هو أن يسمح مدير المشروع لجدوله أن يصبح متقادما.  تحديث جدول المشروع  يعكس أن ما  حدث في الأسابيع  الماضية  يمثل تحديا، وخاصة إذا كان تقدم المشروع سريعا، إنه من الأفضل أن تحدد وقتا كل اسبوع  لتحديث الجدول . يمكنك المحافظة على  معظم التغيرات والتأكد من أن فريق مشروعك  له رؤية تصحيحية ، ايضا هذا مفيدا لأصحاب المصلحة من المشروع.

ترجمة: د. عبدالرحيم محمد

المصدر

Author: د. عبدالرحيم محمد عبدالرحيم

دكتور عبدالرحيم محمد عبدالرحيم استشاري التخطيط الاستراتيجي وقياس الأداء المؤسسي والتدريب أستاذ مشارك – كلية المجتمع – دولة قطر drabdo68@yahoo.com aabdulraheem@moi.gov.qa 0097455169913 www.dr-ama.com مجالات الاختصاص: • التخطيط الاستراتيجي والإدارة الاستراتيجية • قياس الأداء المؤسسي ومؤشرات الأداء • القيادة وبناء الكفاءات القيادية • تدريب وإعداد المدربين • تنمية المهارات وإدارة الذات • إدارة البرامج والمشروعات • تدريس مواد الإدارة العامة:  أصول الادارة والتنظيم،  نظرية الإدارة  إدارة التسويق،  إدارة الطوارئ ،  إدارة المشاريع،  السلوك التنظيمي ،  إدارة الجودة الشاملة،  تحليل وتقييم السياسات العامة.  مناهج وطرق البحث العلمي .  القيادة التنظيمية،  إدارة الموارد البشرية،  إدارة الأداء.  إدارة التعويضات والمنافع  إدارة المواهب.  إدارة التفاوض وحل نزاعات العمل. البيانات الشخصية: • الاسم: عبدالرحيم محمد عبدالرحيم • تاريخ ومكان الميلاد: أول يناير 1968 - جمهورية مصر العربية • الجنسية: مصري المؤهلات العلمية: - دكتوراه في الإدارة العامة من كلية الاقتصاد والعلوم السياسية في الإدارة العامة بعنوان "قياس الأداء المتوازن Balanced Scorecard في المنظمات العامة مع دراسة تطبيقية على شبكة الإذاعات الإقليمية في مصر". وأوصت اللجنة بطباعتها على نفقة الجامعة وتبادلها بين الجامعات. ورشحت الرسالة لجائزة الشارقة كأحسن رسالة دكتوراه في العلوم الإدارية في الوطن العربي لعام 2006. - ماجستير في الإدارة العامة – كلية الاقتصاد والعلوم السياسية – جامعة القاهرة بعنوان " التخطيط الاستراتيجي كمدخل لتطوير المنظمات العامة في مصر دراسة حالة المعهد القومي للقياس والمعايرة"، 2001م. - بكالوريوس تجارة - إدارة الأعمال- جامعة القاهرة –1990.

Share This Post On