كيف تحسن نتائج اجتماعات فريقك؟ ?How to Improve Your Team Meetings

اجتماعات فريق عمل المشروعات تأخذ في كثيراً من الأحيان وقتا طويلا، ولكن الصحيح أنها لا تتم بهذه الطريقة. وحتى يمكنك تبسيط اجتماعات فريق مشروعك وجعلها اكثر فعالية؛ هذه خمس نصائح لجعل اجتماعات فريق العمل فعالة ومنتجة.

 

النصيحة الأولى: تحديد جدول الأعمال Create an agenda

استخدام جدول الأعمال لأنه يحدد هيكل وشكل الاجتماع  ويساعدك على أن تحقق الهدف المطلوب خلال الوقت المحدد للاجتماع. أيضا يجعلك متأكد  انك لم تنسي شيئا من الموضوعات التي حددتها مع فريق المشروع  قبل الاجتماع لمناقشتها، كما أن أعضاء المشروع سيكونون على علم بما سيتم مناقشته.

 

النصيحة الثانية: عرفهم بالإجتماع مسبقا Book them in advance

العاملين في المشروعات دائما مشغولون، وبالتالي من الأفضل أن تخبر زملائك في المشروع  بالاجتماع مسبقا.  ضع جدول الاجتماع على اجندة العمل  ليومية أو في  روزنامة المشروع المشتركة بين الأعضاء قبل الاجتماع بفترة. ويفضل أن تحدد لهم اجتماع بشكل دوري اسبوعيا على سبيل المثال، وهذا يجعل الاجتماع  ثابت ومعروف لأعضاء الفريق.

 

النصيحة الثالثة: استخدم أدوات التعاون Use collaboration tools

تتسم الاجتماعات بالصعوبة وخاصة إذا كان أعضاء فريق المشروع ليسوا جميعا  في نفس الموقع،  ولكن مع ذلك  هناك أدوات التعاون التي تعمل على  تحقيق  مساعدة حقيقية.  فمن خلالها يمكن التأكد من كل عضو استلم جدول الاجتماع  وكل المعلومات قبل الاجتماع،  وهى تساعد في تسجيل نتائج الاجتماع، وبالتالي كل فرد يستطيع  رؤية مخرجات الاجتماع. . هذه الأدوات مثل الرسائل النصية  الفورية والحديث عبر النت (chating) والمناقشات، وهذه الأدوات تساعدك في عقد اجتماع افتراضي.

 

النصيحة الرابعة: السماح للجميع بالمشاركة Allow everyone to participate

واحد من أهم الأسباب التي  تجعل الاجتماعات غير منتجة هى أن بعض الأعضاء يتكلمون كثيرا  والآخرون لا يشاركون على الإطلاق. لا تدع من سيطر على النقاش واحدا أو اثنين . يجب ان تسمع من كل عضو  وتتيح له  نفس الفرصة  لطرح القضية.

والطريقة التي تجعلك تتأكد من أن كل  عضو في  الاجتماع يأخذ دوره في المشاركة  هى استخدام  ساعة  زمنية (Timer)  كل شخص يتحدث حتى يرن جرس الساعة.  هنا سوف يستخدم الوقت في تلخيص القضية وأى أشياء أخرى يريد فيها  المساعدة من زملائة في الفريق ، وهنا عليك كمدير للاجتماع ان تحدد  الدقائق المناسبة لكل فرد لمناقشة الموضوع، على سبيل المثال ممكن ان تكون الخمس دقائق  أو حسب تقديريك للموضوع.

 

النصيحة الخامسة: متابعة التنفيذ Follow up the actions

الاجتماعات تكون مفيدة فقط عندما تتوصل إلى نتائج.  وعليك أن تتأكد أنك سجلت كل الأحداث داخل الاجتماع ومن المسئول عن تنفيذ كل جزئية  لو لم تستطع أن تقوم بذلك وخاصة لو كنت تترأس الاجتماع  فوض هذا الدور  لشخص أخر يسجل وقائع الاجتماع. وزع  محضر الاجتماع على أعضاء الفريق، تابع نتائج الاجتماع وما تم بشأن تنفيذها في الاجتماع التالي. ويكون هذا أول عنصر في جدول الاجتماع. وهذا يجعل الأمور واضحة لكل عضو ، ويظهر  أنك سوف تسأل عن  النتائج التي توصل إليها الاجتماع السابق.

ترجمة: د. عبدالرحيم محمد

Author: د. عبدالرحيم محمد عبدالرحيم

دكتور عبدالرحيم محمد عبدالرحيم استشاري التخطيط الاستراتيجي وقياس الأداء المؤسسي والتدريب أستاذ مشارك – كلية المجتمع – دولة قطر drabdo68@yahoo.com aabdulraheem@moi.gov.qa 0097455169913 www.dr-ama.com مجالات الاختصاص: • التخطيط الاستراتيجي والإدارة الاستراتيجية • قياس الأداء المؤسسي ومؤشرات الأداء • القيادة وبناء الكفاءات القيادية • تدريب وإعداد المدربين • تنمية المهارات وإدارة الذات • إدارة البرامج والمشروعات • تدريس مواد الإدارة العامة:  أصول الادارة والتنظيم،  نظرية الإدارة  إدارة التسويق،  إدارة الطوارئ ،  إدارة المشاريع،  السلوك التنظيمي ،  إدارة الجودة الشاملة،  تحليل وتقييم السياسات العامة.  مناهج وطرق البحث العلمي .  القيادة التنظيمية،  إدارة الموارد البشرية،  إدارة الأداء.  إدارة التعويضات والمنافع  إدارة المواهب.  إدارة التفاوض وحل نزاعات العمل. البيانات الشخصية: • الاسم: عبدالرحيم محمد عبدالرحيم • تاريخ ومكان الميلاد: أول يناير 1968 - جمهورية مصر العربية • الجنسية: مصري المؤهلات العلمية: - دكتوراه في الإدارة العامة من كلية الاقتصاد والعلوم السياسية في الإدارة العامة بعنوان "قياس الأداء المتوازن Balanced Scorecard في المنظمات العامة مع دراسة تطبيقية على شبكة الإذاعات الإقليمية في مصر". وأوصت اللجنة بطباعتها على نفقة الجامعة وتبادلها بين الجامعات. ورشحت الرسالة لجائزة الشارقة كأحسن رسالة دكتوراه في العلوم الإدارية في الوطن العربي لعام 2006. - ماجستير في الإدارة العامة – كلية الاقتصاد والعلوم السياسية – جامعة القاهرة بعنوان " التخطيط الاستراتيجي كمدخل لتطوير المنظمات العامة في مصر دراسة حالة المعهد القومي للقياس والمعايرة"، 2001م. - بكالوريوس تجارة - إدارة الأعمال- جامعة القاهرة –1990.

Share This Post On