كيف تحافظ على السرية في ملفات مشروعك How To Keep Your Project Files Secure

كيف تحافظ على   السرية في ملفات مشروعك

How To Keep Your Project Files Secure

ترجمة: دكتور عبدالرحيم محمد

 

يمكن  للميزة التنافسية أن تختفي   لو تسربت معلومات مشروعك خارج الشركة.  ونسمع كثيرا هذه الأيام  عن معلومات مهمة وحساسة سرقت  أو ضاعت من الشركات.  وحتى لو لم يكن مشروعك  على درجة عالية من السرية، فأنت بحاجة  إلى ان تتأكد  ان بيانات مشروعك  محفوظة بدرجة عالية من الثقة والسرية. وإليك خمس نصائح  لجعلك ملفاتك مشروعة مؤمنة.

 

النصيحة الأولى: حدد صلاحيات للدخول  Use access control

اجعل لكل موظف اسم مستخدم وكلمة سر فريدة ومميزة لا يعرفها أحد.  ثانيا حدد أى  المشروعات  المسموح لهم بالدخول عليها.  هنا يستطيعون الدخول فقط  على المشروع الذي منحتهم صلاحيات الدخول إليه. و يطلعون على المستندات  التي لها علاقة  بالمشروع  الذين يعملون فيه

 

النصيحة الثانية: استخدم خدمة التشفير Use an encrypted service

الخدمات التي تؤدي Online   لها تأمين استثنائي ، استخدام البرامج الخاصة بهذا النوع يساعد في إعطاء العملاء صلاحية معينة على قواعد البيانات  على درجة عالية من السرية، إذا كان هناك متعاملين مع المشروع من خارج الشركة. وعليك أن تختار النوع المناسب من  برامج التشويش الذي تناسب  وحماية بياناتك.

 

النصيحة الثالثة: عدل البرنامج بما يناسب مشروعك  Customize your views

اغلق كل الميزات التي لا ترغب في ان يراها الآخرون ، ربما لا ترغب في شيء معين أن يعرفه الأخرون على سبيل المثال كل عضو في فريق المشروع  أن يكون لديه صلاحية الاطلاع على حسابات النفقات ببساطة إلغي هذه الصلاحية   على الأفراد الذين لا يحتاجونها، يمكنك ايضا  أن تحدد صلاحيات ليس فقط لمشروع بعينة  ولكن  لمعلومات أو أجزاء معينة داخل المشروع. بالطبع يمكنك التحكم في منح هذه الصلاحيات مرة أخرى في أى وقت أو منعها.

 

النصيحة الرابعة: راجع قائمة المستخدمين Review your user lists

هناك من فريق المشروع يستخدمون النظام ولكن يتركون العمل  في بعض الأوقات   وهذا امر طبيعي وبالتالي يجب أن تكون هناك صلاحية للقائم على المشروع بتغيير وتعديل الصلاحيات.  .  وهنا يجب ان تتذكر من كان لديهم صلاحية الدخول للمشروع وتركوا المشروع  الغي هذه الصلاحيات و اسم المستخدم وكلمة السر لأعضاء الفريق الذين تركوا الشركة.  والأطراف الأخرى خارج الشركة التي لها صلاحيات وانتهى عملها ( المقاولون)،  أيضا الأفراد الذين أصبحوا ليس في حاجة إلى صلاحيات.

 

النصيحة الخامسة أرشف  بياناتك بشكل آمن  Archive your data securely

حتى لو المشروع انتهي فسوف تظل في حاجة إلى أن بيانات مشروعك  محفوظة بدرجة عالية من  السرية.  استخدام تأمين المشروعات online  هو طريقة جيدة  تجعلك متأكدا  أن المعلومات متاحة لك  حينما تحتاجها، ولكن القضية في درجة التامين.  حمل التقرير النهائي لمشروعك  وأعطى صلاحيات لفريق  مكتب إدارة المشروعات لاستخدام المعلومات التاريخية عن المشروعات التي تم تنفيذها  لتطوير المشروعات المستقبلية.

المصدر

Author: د. عبدالرحيم محمد عبدالرحيم

إستشاري التخطيط الإستراتيجي وقياس الأداء المؤسسي والتدريب

Share This Post On