كيف تبسط تقارير مشروعك How to Simplify Your Project Reports

تقارير المشروعات

كيف تبسط تقارير مشروعك

How to Simplify Your Project Reports

كم من الوقت تنفقه  في إنتاج تقارير المشروع؟  أنت والكثيرون  من مدراء المشروعات لديهم هذه المشكلة.   ولحل هذه المشكلة  نعرض هنا خمس خطوات بسيطة  لسرعة إنجاز تقارير المشروع  حددها موقع إدارة المشروعات وهى:

الخطوة الأولى: حدد قائمة بدورية التقارير  Create a circulation list

إذا كانت  تقاريرك تحتاج إلى  أن تذهب لنفس المجموعات في كل مرة، هنا يجب عليك إعداد  قائمة بأصحاب المصلحة الرئيسيين  الذين يتسلمون التقارير .  احفظ  اسمائهم  وبريدهم الالكتروني  ومعلومات التواصل معهم  في مكان  يمكن أن تجدهم فيه بسهولة عند الحاجة.  هذا يوفر عليك الكثير من الوقت الذي تحتاجه في كل مرة للبحث عن من سترسل لهم التقارير. لو هناك أكثر تقرير ترسله بشكل دوري حدد كل مجموعة خاصة بالتقارير.

 

الخطوة الثانية: استخدم المعلومات في  الوقت الحقيقي Use real-time information

معظم الوقت  يستهلك في التحضير وجمع بيانات التقرير.  وفي كل مرة عليك أن تسأل كل أعضاء الفريق  عن حالة تحديث المعلومات.   وأعضاء فريق المشروع دائما مشغولون فهم يأخذون وقتا  قبل  أن يوفرون لك المعلومات المطلوبة.

ولذلك استخدام التقنيات الحديثة  التي تساهم في الحصول على المعلومات في الوقت الحقيقي، وتوفر لك العديد من الساعات شهريا.، وبالتالي يمكنك الحصول على المعلومات محدثة بشكل دوري ومتاحة من خلال البرنامج مباشرة online بدون العودة إليهم.

 

  الخطوة الثالثة: استخدام النماذج الجاهزة Use templates

لا تقوم بإعادة اختراع  العجلة  كل مرة تحتاج فيها إرسال التقرير . استخدم النماذج الجاهزة  في إعداد التقارير. ببساطة احذف البيانات القديمة  من الجدول  وحدثها بالجديدة.

احفظ كل النماذج في مكان ما  محدد ومعروف  حتى يمكنك الوصول إليها بسهولة عند الحاجة.

 

الخطوة الرابعة: استخدم  اللوحات والرسومات Use dashboards

استخدام الرسومات البيانية والشاشات في  حالة التقارير الإلكترونية online  تسهل سرعة إنجاز التقارير.  حيث يمكن من خلالها التعرف على المعلومات المطلوبة في لمحة سريعة  وتظهر التحديث الذي ينتج عن التقدم في المشروع. ويمكنك الدخول في التفاصيل  في الأشياء التي تحتاج إلى مزيد من المعلومات عنها.

أعطي أصحاب المصلحة صلاحيات مباشرة  لكي يروا  من خلال الشاشات  الخاصة بهم وهذا يوفر عليك المزيد من الوقت المنقضي في البحث  إعداد وإرسال المستندات والتقارير  كل شهر .

 

الخطوة الخامسة:   الحصول على التقارير مباشرة من البرنامج : Issue direct from your software

 عمل التقارير وإرسالها لأصحاب المصلحة مباشرة  من البرنامج.  هذا يوفر عليك  الكثير بدلا من طباعتها وإرسالها لهم بالإضافة إلى  حصولهم على التحديث بشكل مستمر من خلال  البرنامج Software  الخاص بمشروعك.

source مصدر المقالة

ProjectManager.com

Author: د. عبدالرحيم محمد عبدالرحيم

إستشاري التخطيط الإستراتيجي وقياس الأداء المؤسسي والتدريب

Share This Post On