كتابة تقارير المشروع
يري الكثير أن كتابة التقارير تمثل مشكلة لهم وتحتاج إلى وقت طويل ، ولكن كتابة تقرر بشكل جيد يعنى استثمار جيد للوقت ويحقق فائدة كبيرة للمشروع والمؤسسة.
النقاط التي يركز عليها التقرير:
- حالة المشروع الحالية وفيها توضح مدى تقدم المشروع ( أخضر – أحمر – أصفر)
- محفظة المشاريع Portfolio وفيها تحدد المشاريع الموجودة بها وأهم القضايا التي تواجهها
- الموارد وحجم العمل قد تحدد بعض الفجوات في الموارد وفي الحالة يتم تحديدها
- الجدول الزمنى ويتم فيها تحديد المدى الزمني والوقت الذي يجب التركيز عليه وعلاقته بموازنة المشروع
- المصاريف الخاصة بالمشروع وهى التأكد من أن المصاريف في نطاق الموازنة وليست أكثر من المحدد
النتائج | كيف | متى | من | النوع |
حالة المشروع | ||||
المحفظة | ||||
الموارد | ||||
الجدول الزمنى | ||||
المصاريف |
وهنا يجب أن نحدد :
- لمن سيقدم التقرير
- ومتى سيقدم
- وكيف سيتم تقديمة
- وما هي النتيجة من هذا التقرير
قد يكون ذلك للتقرير كل أو لكل نقطة من نقاط المشروع على حدة.
وهنا يجب مراعاة :
- التفكير في النتائج المطلوب الوصول إليها من التقرير.
- كن مختصرا وركز بشكل أساسي على المطلوب عرضة في التقرير
- التركيز على معلومات صالحة ومناسبة للتقرير
- إستخدم نماذج في كتابة التقرير وعرض البيانات لتوفير الوقت والجهد
- التأكد من قيمة البيانات وصلاحيتها وفائدة لمن سيقدم له التقرير.
- التأكد من أن التقرير مناسب ويمكن الإعتماد عليه حتى تضمن ان الآخرين سيعتمدون عليها في المشروع
Source: Projectamager.com
ترجمة وتلخيص: د. عبدالرحيم محمد
للحصول على نسخة إضغط هنا كتابة تقارير المشروع