كيف تختار البرنامج الإلكتروني لمشروعك
How to Select Project Software
أولا: حدد ورتب معاييرك Define and Rank Your Criteria
أو شيء تفعله هو تحديد الملامح المهمة في إدارة مشروعك ، حدد قائمة بالمعايير التي يجب أن يتضمنها. وهذه قائمة مناسبة يمكنك البدء بها.
-إدارة المهام: قد تكون أداة بسيطة أو معقدة وذلك يعتمد على مدى احتياجك.
-وقت التتبع
-التواصل عبر الانترنت من أى مكان.
-تطبيقات الهاتف الجوال التي تساعد فريق العمل أثناء التنقل في عملهم.
-ملامح وطبيعة التعاون
-درجة التامين المطلوبة للمعلومات
-سهولة التكامل بين البيئة الحالية والتكامل مع منتجات ميكروسوفت إذا كنت تستخدمها.
-سهولة الاستخدام
-التكلفة المناسبة لموازنتك.
يمكنك اضافة المزيد إلى هذه القائمة كل ما هو ضرورى ويساعد فريقك، وتذكر أن تتحدث إلى الذين سيستخدمون البرنامج تعرف على المشكلات التي تواجههم ، وهنا حدد الأولويات المطلوبة أن تكون في البرنامج.
خامسا: التكامل Integrations
يجب أن تمكن أداة إدارة مشروعك فريق العمل من أن يعمل بفعالية وذلك عندما تتكامل مع الأدوات الأخرى في المشروع.
ثالثا: خرائط سير العمل وإدارة الموارد Workflow and Resource Management
كيف يستخدم الفريق البرنامج؟ يجب أن تفكر في ما هى أدوات تدفق البيانات التي تحتاجها. خرائط تدفق سير العمل تساهم في حركة نقل مهام العمل وتسليم المهام بين زملاء العمل
وإدارة الموارد تسمح بتفويض العمل بين الأفراد وبعضهم وتسجيل الوقت المستغرق في كل مهمة.
رابعا: التدريب Training
أنظر إلى الوقت المطلوب للفريق لكي يتعلم فيه الأداة الجديدة. وقم بتدريب جميع المتعاملين مع البرنامج على كيفية الاستخدام والتعامل مع البرنامج.
خامسا: لوحات القياس والوصول إلى بيانات المشروع Dashboards and Access to Project Data
وفي هذه الخطوة حدد كيف يمكن الوصول إلى البيانات من خلال البرنامج، وهذا يتطلب البحث عن:
التقارير: وهى تعطي صورة عامة لواحد أو أكثر من مقاييس المشروع.
لوحات القياس: وهى تعرض الوقت الحقيقي لمقاييس متعددة من خلال اعطاء صورة واضحة ومتكاملة للمشروع من خلال شاشة واحدة.
يجب عليك أن تفكر في كيفية استخدام البيانات ومن يريد الإطلاع عليها. ولوحة القياس مهمة لمدير المشروع وبالنسبة للقيادة لأنها تعطيهم صورة عامة عن ما يحدث كما أنها مهمة لمشاركة المعلومات مع أصحاب المصلحة في المشروع.
ترجمة:د.عبدالرحيم محمد
المصدر:projectmanager.com
