خمس أسس لتقارير مشروعك
5Essentials for Your Project Reports
يأتي مدير المشروع إلى مكتبك ويسألك هل يمكنك أن تعطيني آخر موقف للمشروع؟ هذه العبارة يسمعها كثيرا مدراء المشروعات ، وإنه من المهم أن يكون جميع اصحاب المصلحة على علم بالجديد في المشروع. وهناك خمس أسس ضرورة لتحقيق ذلك.
1-أهم مخاطر المشروع The Top Project Risks
ما هى اهم المخاطر المحتملة في هذا المشروع؟ عليك أن تحدد 3 مخاطر للمشروع وماذا سوف تفعل بشأنها. تأكد أنها الأخطار الكبرى التي يجب ان يكون صاحب المشروع على علم بها، ولا تشغله بالمخاطر الصغيرة التي تعرف أنك تستطع أن تضع خطة لمعالجتها.
والمواقف تتغير ا مع الأخطار بشكل متكرر ، وهناك يجب أن تتحدث مع صاحب الخطر لتتأكد أن لديك أحدث المعلومات في التقرير. ما هو الخطر الأكبر هذا لشهر وما هو الذي ربما يكون أقل أهمية الشهر القادم، قم بتحديث هذا الجزء في التقرير بشكل دوري. وإذا لم يكون هناك شيء جديد في التقرير ، لأن كل الأخطار تمت إدارتها، استخدم التقرير الحالي لمشاركة الأخبار الجيدة وايضا السيئة.
2-أهم قضايا المشروع The Top Project Issues
حدد 3 قضايا تواجه المشروع. يمكن أن تتضمن ملخص حول أهم الإجراءات التي سوف تتخذها حيالها. ويتضمن الملخص اسم الشخص الذي سيتعامل مع القضية، و تحديد ما إذا كنت في حاجة من راعي المشروع لمساعدتك في حلها أذكر ذلك. يمكنك ايضا ترتيب أثر هذه القضايا عالية - متوسطة - بسيطة لكى تعطيهم فكرة عن الموضوع. هذا الجزء يتغير بشكل مستمر، ولذلك عليك مراجعة القضايا والتأكد من أن تقريرك يتضمن أحدث المعلومات.
3-حدد قائمة بأحداث المشروع وتقدمه A List of Milestones and Progress
واحدة من أكثر الأشياء التي يحتاجها صاحب المشروع هى مقدار التقدم في المشروع ، ولذك تأكد أن تحدد هذا في تقريريك ويمكنك عمل ذلك من خلال قائمة تتضمن أهم الأحداث الهامة في المشروع وآلية التقدم نحو هذه الأحداث. وعليك تحديد النقاط المهمة فقط لا تحاول أن تركز على كل شيء في الخطة. على سبيل المثالث تاريخ البداية، تاريخ النهاية ، مرحلة اختبار المشروع أي احدث خارجية لها تأثير على المشروع. فتاريخ بداية المشروع والتاريخ المتوقع لو كانوا نفس التاريخ هذا يعني أن المشروع في الطريق الصحيح اما في حالة الاختلاف فهذا يعنى ان هناك تغير . واى مهمة تنتهي ضع عليها علامة أو ظللها لتشير إلى أن المهمة إنتهت ، وفي التقرير التالي احذف كل المهام التي انتهت وهذا يجعل التقرير سهل القراءة .
4- التنبؤ بالموازنة الحالية A Current Budget Forecast
هناك شيء اخر يهتم به صاحب المشروع وهو أن يعرف كم من الأموال تم إنفاقها على المشروع وهل تم إنفاقها على المخطط للمشروع. وعندما يكون الوقت ضيق فإن صاحب المشروع يريد ان يعرف أن أمواله يتم صرفها بطريقة صحيحة، ويريد ان يعرف مبكرا إذا كان المشروع سيتعدى الموازنة. أيضا لو المشروع سيحتاج إلى تكلفة اقل من الموازنة المحددة، فهو يريد ان يعرف لأنه يريد ان يستخدم بعض هذه الأموال في أشياء آخرى. . وهنا يجب معرفة أنه لا داعى لإعطاء تفاصيل كثيرة في التقرير فقط أعطي فكرة عامة عن الموازنة وعن أخر موقف. لو الرقمين مختلفين اضف جملة قصيرة لتوضح لماذا هذا الاختلاف ، اجعل التقرير واضح إذا كنت تتوقع أن صاحب المشروع سوف يعتمد هذا التغير في الموازنة.
5-الحالة أحمر / اصفر/ أخضر Red/Yellow/Green Status
هذه الألوان تجعل قراءة التقرير سهلة وتوضح هل مشروعك داخل الإطار المخطط أو يواجه مشكلات. احمر/ أصفر/ أخضر أو أحيانا أحمر / كهرماني/ أخضر هذه مؤشرات لحالة المشروع تساعدك في قراءة تقرير الحالة العامة للمشروع ، أيضا الناس يمكن أن يروا بسهولة حالة المشروع باستخدام هذه الألوان كمؤشرات إشارات المرور.
يمكنك أن تضع مربع صغير أعلى التقرير أو الرسم البياني يوضح الحالة من خلال اللون ، أو يمكنك تغيير اللون حسب اسم المشروع لتعكس حالته. ومدير مكتب المشروعات يكون لديه المعايير التي على اساسها يتم تحديد لون المشروع أحمر أو اصفر او أخضر . ويمكنك إتباع الآتي لتحدد حالة المشروع:
الأحمر: المشروع يحتاج اهتمام من الادارة ولا يسير طبقا للموازنة المخططة والمواعيد المحددة أو معايير الجودة.
الأصفر: المشروع في خطر لآنه لا يحقق الموازنة أو المواعيد المحددة أو معايير الجودة.
أخضر: المشروع يسير بطريقة صحيحة وسوف يحقق الموازنة المخططة والمواعيد المحددة ومعايير الجودة
تقرير حالة المشروع هو طريقة للتأكد من أنك تحدد كل المشكلات الرئيسية والأحداث الهامة لتلفت نظر صاحب المشروع. وهو طريقة لجعلهم على معرفة بالمناطق التي تحتاج إلى تدخلهم في الوقت المناسب. وجعلهم يتعاملون مع القضايا في الوقت المناسب.
فكر في تقرير حالة المشروع كفرصة لكي تسأل صاحب المشروع المساعدة عند الحاجة أو تطمأنهم أن ما تقوم به تحت السيطرة.
ترجمة: د. عبدالرحيم محمد
المصدر: ProjectManager.com
