خمس نصائح لإدارة تكاليف المشروع 5Tips for Managing Project Costs

خمس نصائح  لإدارة تكاليف المشروع

5Tips for Managing Project Costs

النصيحة: الأولى: تفاوض Negotiate

تتضمن معظم المشروعات موردين  أو أطراف ثالثة ، وهنا يجب أن يكون لديك قوة في التفاوض ، وخاصة  في حالة شراء سلع أو خدمات بكميات كبيرة.  فلو أنت الشركة الأولى في التعامل مع المورد  و التي تستخدم منتجاته  يمكنك الحصول على خصم جيد  نظرا لما لديك من قوة شرائية لمنتجات هذا المورد.

انظر إلى هيكل الأسعار فقد يمكنك أن تتفاوض من خلال طرق دفع مختلفة مثل الدفع على مراحل بدلا من دفع  الثمن مقدما. هذا يساعد في تحقيق السيولة لشركتك.  ويمكنك ايضا الحصول على خصم إذا كانت لديك القدرة على الدفع عند التسليم، كل هذه الأشياء تساعد في تخفيض التكاليف.

النصيحة الثانية: استخدم برنامج إدارة المصروفات  Use expense management software

لا يمكنك إدارة تكاليف المشروع  لو لم يكن لديك نظام  يساعدك في المحافظة على  ما تنفقه ومتى تنفقه.  وهناك برامج متخصصة في إدارة النفقات  تساعدك السيطرة على كيفية  توجه المال.  البرنامج ايضا يساعد في إدارة النفقات المتكررة  وبالتالي ليس هناك حاجة لكى تتذكر ان تدخل هذه النفقات كل مرة.

في بعض الشركات تتوقع من مدير المشروع تتبع مصادر التكاليف ، وهنا تأكد  أن نظام إدارة النفقات  يتعامل إلكترونيا مع   الحسابات تلقائيا.

النصيحة الثالثة: راجع عقودك  Review your contracts

هل تدفع  لبعض الخدمات ولكنها لا تضيف لك قيمة ، مثل التأمين أو إدارة المشروع الذي تقوم به بنفسك ؟ فالكثير من العقود تشمل  نفقات إدارية يمكنك الاستغناء عنها.  و إعادة النظر و التفاوض في العقود الخاصة بك  او المشتريات أو الخدمات  وتحويلها إلى خدمة جزئية بدلا من الاتفاق على عقد خدمة كامل يساهم في تخفيض التكاليف.

النصيحة الرابعة:  احصل على الموارد المناسبة Get the right resources

يمكنك أن تنفق كمية كبيرة من ميزانية المشروع  على العنصر البشري  لذلك يمكنك أن تدفع للحصول على الموارد المناسبة . على سبيل المثال لا لا تدفع تكاليف عالية  لمن يقوم بالعمليات الإشراقية وخاصة إذا كانت هناك إمكانية الحصول عنصر بشري مؤقت بتكاليف اقل. واستخدم الموارد المتخصصة عند الحاجة فهى تعمل على استكمال العمل أسرع من العمالة  غير المتخصصة حتى لو كانت تكلفتها ارخص. . لا تخاف  من استخدام العمالة المؤقته يمكنك دمجها في فريق العمل المشروع وإدارتها

النصيحة الخامسة: تمديد  المشروع  Extend the project

عندما تواجه بزيادة التكاليف، قد تجد أن  المتعاملين معك أو راعي المشروع  يعملون على  الزمن المخصص للانتهاء من المشروع ، حتى لو أنهم  اتفقوا مسبقا على المواعيد المحددة للمشروع طبقا للجدول الزمني  ، وهذا  الأسلوب ربما يكون أرخص  لجعل تنفيذ مشروعك  لفترة طويلة بهدف توزيع التكلفة على مدى أكبر أو الاستعانة  بعدد من العمالة الموجودة داخل المشروع لتخفيض التكاليف.  وهذا يتطلب التحدث مع راعي المشروع لمعرفة إمكانية  وجود مرونة في تمديد المشروع .

تذكر أنك لو أنجزت المشروع في حدود الميزانية أو أقل منها  ولكنك لم تحقق شيئا لأصحاب المصلحة المستفيدين من المشروع  ، فإن نجاح المشروع لن يكتمل. وبالتالي لا يمكنك تخفيض التكاليف إذا لم يكن المشروع قادرا على تحقيق حاجات اصحاب المصلحة. فعليك تخفيض التكاليف ولكن دون التأثير على جودة وأهداف المشروع.

ترجمة: د. عبدالرحيم محمد