5 نصائح لإدارة قضايا المشروع
5 Tips For Managing Project Issues
من الأفضل أن يكون تفكيرنا هو التركيز على تخطيط المشروع، ولكن في الواقع ستواجه مشكلات ، ولهذا يجب أن تكون مستعدا لذلك.
نعرض هنا أهم خمس نصائح لإدارة قضايا المشروع والتعامل معها بفعالية.
النصيحة الأولى: سجل القضية Record the issue
سجل القضية التي تواجه المشروع. ويشمل ذلك تحديد التاريخ الذي حدثت به والشخص الذي رفع إليك هذه القضية ووصف مختصر عنها . ويمكن هنا تحديد مدى خطورة القضية ، على أن تقوم بتحليل متكامل لها في المستقبل.
لو أن القضية خطيرة، فهذا يتطلب التحدث مع راعي المشروع وتوضيح ما هى الخطة الكاملة للتعامل مع هذه القضية.
النصيحة الثانية: تخصيص شخص يكون مسئول عن القضية .
Allocate an owner
كمدير مشروع لا تستطيع أن تدير كل شيء، وبالتالي من المهم أن تكون قادرا على تفويض المهام لأعضاء فريقك. إدارة القضايا ليست استثناء. اختار شخص لديه مهارات لحل المشكلة ويكون مسئولا عنها وعلى الآخرين مشاركته في حلها. وهذا يعني أنهم مسئولين عن متابعة التقدم في حل القضية والإجراءات التي تتم وموافاتك بكل جديد حول الموضوع.
وهذا لا يعني أنهم يعالجون المشكلة بأنفسهم ولكنهم من الممكن أن يستعينوا بالآخرين إذا دعت الحاجة إلى ذلك.
النصيحة الثالثة: تقييم الأثر Establish the impact
تتراوح طبيعة قضايا المشروع من قضايا صغيرة يمكن حلها في يوم واحد أو قضايا كبيرة من الممكن أن توقف المشروع بالكامل. ومعظم قضايا المشروع تكون بين الاثنين. ويمكن أن تؤثر القضايا على منطقة واحدة في المشروع أو عدة مناطق ، ولها تأثير على الجدول الزمني للمشروع والموازنة والجودة والمجال. وهنا يجب تحديد العناصر التي تتأثر بالمشكلة في المشروع.
وهنا يجب إجراء تحليل الأثر لتقييم حجم المشكلة. ويجب التفكير في مناطق المشروع أو أصحاب المصلحة الذين تأثروا بالقضية وكم تأخذ القضية من الوقت حتى يمكن حلها.
النصيحة الرابعة: وضع خطة العمل Produce an action plan
في هذه المرحلة تكون لديك الكثير من المعلومات عن المشكلة ، وهنا تكون قادرا على وضع خطة عمل لحل المشكلة، أو على الأقل التقليل من أثارها على تقدم المشروع.
النصيحة الخامسة: راقب التقدم في حل المشكلة Monitor progress
متابعة التقدم هو المرحلة الأخيرة في الإدارة الفعالة لقضايا المشروع . بعد كل ما سبق لا يمكن لكل التحليلات الموجودة في العالم أن تساعدك في حل المشكلة إذا لم تقم فعلا بأخذ خطوات لحلها. وكمدير للمشروع تابع القضية مع المسئول عنها طبقا للطرق المتبعة في هذا المجال لكى تتأكد أن العمل يتم وفقا للخطة الموضوعة وان الفريق يعمل قدر ما يستطيع لتقليل أثار المشكلة على أهداف المشروع .
ترجمة د. عبدالرحيم محمد
المصدر
www. ProjectManager.com
