اجتماعات فريق عمل المشروعات تأخذ في كثيراً من الأحيان وقتا طويلا، ولكن الصحيح أنها لا تتم بهذه الطريقة. وحتى يمكنك تبسيط اجتماعات فريق مشروعك وجعلها اكثر فعالية؛ هذه خمس نصائح لجعل اجتماعات فريق العمل فعالة ومنتجة.
النصيحة الأولى: تحديد جدول الأعمال Create an agenda
استخدام جدول الأعمال لأنه يحدد هيكل وشكل الاجتماع ويساعدك على أن تحقق الهدف المطلوب خلال الوقت المحدد للاجتماع. أيضا يجعلك متأكد انك لم تنسي شيئا من الموضوعات التي حددتها مع فريق المشروع قبل الاجتماع لمناقشتها، كما أن أعضاء المشروع سيكونون على علم بما سيتم مناقشته.
النصيحة الثانية: عرفهم بالإجتماع مسبقا Book them in advance
العاملين في المشروعات دائما مشغولون، وبالتالي من الأفضل أن تخبر زملائك في المشروع بالاجتماع مسبقا. ضع جدول الاجتماع على اجندة العمل ليومية أو في روزنامة المشروع المشتركة بين الأعضاء قبل الاجتماع بفترة. ويفضل أن تحدد لهم اجتماع بشكل دوري اسبوعيا على سبيل المثال، وهذا يجعل الاجتماع ثابت ومعروف لأعضاء الفريق.
النصيحة الثالثة: استخدم أدوات التعاون Use collaboration tools
تتسم الاجتماعات بالصعوبة وخاصة إذا كان أعضاء فريق المشروع ليسوا جميعا في نفس الموقع، ولكن مع ذلك هناك أدوات التعاون التي تعمل على تحقيق مساعدة حقيقية. فمن خلالها يمكن التأكد من كل عضو استلم جدول الاجتماع وكل المعلومات قبل الاجتماع، وهى تساعد في تسجيل نتائج الاجتماع، وبالتالي كل فرد يستطيع رؤية مخرجات الاجتماع. . هذه الأدوات مثل الرسائل النصية الفورية والحديث عبر النت (chating) والمناقشات، وهذه الأدوات تساعدك في عقد اجتماع افتراضي.
النصيحة الرابعة: السماح للجميع بالمشاركة Allow everyone to participate
واحد من أهم الأسباب التي تجعل الاجتماعات غير منتجة هى أن بعض الأعضاء يتكلمون كثيرا والآخرون لا يشاركون على الإطلاق. لا تدع من سيطر على النقاش واحدا أو اثنين . يجب ان تسمع من كل عضو وتتيح له نفس الفرصة لطرح القضية.
والطريقة التي تجعلك تتأكد من أن كل عضو في الاجتماع يأخذ دوره في المشاركة هى استخدام ساعة زمنية (Timer) كل شخص يتحدث حتى يرن جرس الساعة. هنا سوف يستخدم الوقت في تلخيص القضية وأى أشياء أخرى يريد فيها المساعدة من زملائة في الفريق ، وهنا عليك كمدير للاجتماع ان تحدد الدقائق المناسبة لكل فرد لمناقشة الموضوع، على سبيل المثال ممكن ان تكون الخمس دقائق أو حسب تقديريك للموضوع.
النصيحة الخامسة: متابعة التنفيذ Follow up the actions
الاجتماعات تكون مفيدة فقط عندما تتوصل إلى نتائج. وعليك أن تتأكد أنك سجلت كل الأحداث داخل الاجتماع ومن المسئول عن تنفيذ كل جزئية لو لم تستطع أن تقوم بذلك وخاصة لو كنت تترأس الاجتماع فوض هذا الدور لشخص أخر يسجل وقائع الاجتماع. وزع محضر الاجتماع على أعضاء الفريق، تابع نتائج الاجتماع وما تم بشأن تنفيذها في الاجتماع التالي. ويكون هذا أول عنصر في جدول الاجتماع. وهذا يجعل الأمور واضحة لكل عضو ، ويظهر أنك سوف تسأل عن النتائج التي توصل إليها الاجتماع السابق.
ترجمة: د. عبدالرحيم محمد
