5 نصائح لتأسيس المشروع
5Tips For Project Baselines
ترجمة: د. عبدالرحيم محمد
الجدول الزمنى للمشروع هو المستند الذي يتغير بشكل منتظم. ومن هنا كيف يمكنك معرفة شكل الجدول الأصلي للمشروع بدون أن تحتفظ بنسخة كل مرة يحدث فيها تغيير. يمكن معرفة ذلك من خلال من خلال تبسيط أساسيات المشروع.
النصيحة الأولى: وضع الأسس الأولية Create an initial baseline
يعتبر الجدول الزمني هو الأساس في المشروع، فهو يساعدك في رؤية ما هى التغيرات التي تحدث في مشروعك من خلال توفير الأشياء التي يمكنك الرجوع إليها.
ويجب عليك أن تعمل مع فريق مشروعك لعمل جدول متكامل للمشروع ، واستخدام قائمة المهام كأساس للعمل ثم تحدد التواريخ والربط بين المهام والتفاصيل ومن سيقوم بتنفيذها. . هذا يتيح لك الرجوع إلى الخطة الأصلية عندما تحتاج إلى ذلك.
النصيحة الثانية: حدث الجدول الزمني بشكل منتظم Update your schedule regularly
تذكر أن تحدث الجدول الزمني بشكل منتظم ، فالجدول يتغير بشكل مستمر كلما تم استكمال انشطة معينة ، أو إضافة انشطة جديدة ، أو تغيير تواريخ. ربما ايضا تجد نفسك تقوم بتحديث الموارد في الجدول . يجب ان تحافظ على التحديث المستمر لجدولك الزمني وهذا ضروري لضمان استمرا ر نجاح مشروعك.
النصيحة الثالثة: لا تحتفظ بالجدول الأصلي في كل مرة تغير فيها : Don't baseline every change
من الضروري ان تشجع على عمل جدول جديد في كل مرة تقوم فيها بعمل تغيير في جدولك، ولكن في الواقع هذه ليست فكرة جيدة. لأنها ستجعلك في النهاية أمام العديد من الجداول وتكون هناك صعوبة أن تعرف أى واحدة تستخدمها إذا أردت أن ترى ما هى التغيرات الأساسية.
لو انك تقوم بتحديث يومي للأشياء التي لا تحتاج موافقة رسمية على التغيير من خلال راعي المشروع ، في هذه الحالة لا داعي لعمل نسخة جديدة للجدول الذي قمت بتحديثه.
النصيحة الرابعة: عمل نسخة جديدة بشكل منتظم Create regular baselines
يجب عليك أن تعمل نسخ بشكل منتظم ، وخاصة بعد التغيرات الأساسية في الجدول الزمني للمشروع. على سبيل المثال لو انك اضفت مهام جديدة احدثت تغييرا في مجال المشروع لإضافة مزيدا من العمل ،او تغيير في تواريخ التنفيذ في هذه الحالة لابد من عمل نسخة جديدة. لو أن تحديثك للجدول كان نتيجة اعتماد تغييرات تؤثر في عملية الرقابة على عمليات المشروع في هذه الحالة يكون من الأفضل أن تقوم بعمل نسخة جديدة.
يمكنك حفظ العديد من النسخ على الكمبيوتر ولا تقلق من ضياع أى معلومات قمت بتنفيذها بالفعل.
النصيحة الخامسة: الإشارة إلى جداول إنتهاء المشروع Refer to your baseline at project completion
أساسيات المشروع أداة ممتازة عندما تستمر حتى نهاية المشروع. لأنك سوف تستخدمها لكي تعرف بدقة ماذا حدث من تغيرات . عندما تستكمل المستندات النهائية للمشروع يمكن أن تشير إلى إلى المستندات الأولية للمشروع وكيف حدث تطور في الجدول الزمني خلال حياة المشروع. يمكن أيضا أن تستخدم أساسيات المشروع خلال الإجتماع الخاص بتحديد الدروس المستفادة.
هذا يساعدك بشكل كبير عندما تعمل في المشروع التالي ، كما يساعد في إعادة تخطيط الأنشطة، كما يساعد في جعل التخطيط أكثر دقة في المرات القادمة.
المصدر
www. ProjectManager.com
