تقارير المشروعات
كيف تبسط تقارير مشروعك
How to Simplify Your Project Reports
كم من الوقت تنفقه في إنتاج تقارير المشروع؟ أنت والكثيرون من مدراء المشروعات لديهم هذه المشكلة. ولحل هذه المشكلة نعرض هنا خمس خطوات بسيطة لسرعة إنجاز تقارير المشروع حددها موقع إدارة المشروعات وهى:
الخطوة الأولى: حدد قائمة بدورية التقارير Create a circulation list
إذا كانت تقاريرك تحتاج إلى أن تذهب لنفس المجموعات في كل مرة، هنا يجب عليك إعداد قائمة بأصحاب المصلحة الرئيسيين الذين يتسلمون التقارير . احفظ اسمائهم وبريدهم الالكتروني ومعلومات التواصل معهم في مكان يمكن أن تجدهم فيه بسهولة عند الحاجة. هذا يوفر عليك الكثير من الوقت الذي تحتاجه في كل مرة للبحث عن من سترسل لهم التقارير. لو هناك أكثر تقرير ترسله بشكل دوري حدد كل مجموعة خاصة بالتقارير.
الخطوة الثانية: استخدم المعلومات في الوقت الحقيقي Use real-time information
معظم الوقت يستهلك في التحضير وجمع بيانات التقرير. وفي كل مرة عليك أن تسأل كل أعضاء الفريق عن حالة تحديث المعلومات. وأعضاء فريق المشروع دائما مشغولون فهم يأخذون وقتا قبل أن يوفرون لك المعلومات المطلوبة.
ولذلك استخدام التقنيات الحديثة التي تساهم في الحصول على المعلومات في الوقت الحقيقي، وتوفر لك العديد من الساعات شهريا.، وبالتالي يمكنك الحصول على المعلومات محدثة بشكل دوري ومتاحة من خلال البرنامج مباشرة online بدون العودة إليهم.
الخطوة الثالثة: استخدام النماذج الجاهزة Use templates
لا تقوم بإعادة اختراع العجلة كل مرة تحتاج فيها إرسال التقرير . استخدم النماذج الجاهزة في إعداد التقارير. ببساطة احذف البيانات القديمة من الجدول وحدثها بالجديدة.
احفظ كل النماذج في مكان ما محدد ومعروف حتى يمكنك الوصول إليها بسهولة عند الحاجة.
الخطوة الرابعة: استخدم اللوحات والرسومات Use dashboards
استخدام الرسومات البيانية والشاشات في حالة التقارير الإلكترونية online تسهل سرعة إنجاز التقارير. حيث يمكن من خلالها التعرف على المعلومات المطلوبة في لمحة سريعة وتظهر التحديث الذي ينتج عن التقدم في المشروع. ويمكنك الدخول في التفاصيل في الأشياء التي تحتاج إلى مزيد من المعلومات عنها.
أعطي أصحاب المصلحة صلاحيات مباشرة لكي يروا من خلال الشاشات الخاصة بهم وهذا يوفر عليك المزيد من الوقت المنقضي في البحث إعداد وإرسال المستندات والتقارير كل شهر .
الخطوة الخامسة: الحصول على التقارير مباشرة من البرنامج : Issue direct from your software
عمل التقارير وإرسالها لأصحاب المصلحة مباشرة من البرنامج. هذا يوفر عليك الكثير بدلا من طباعتها وإرسالها لهم بالإضافة إلى حصولهم على التحديث بشكل مستمر من خلال البرنامج Software الخاص بمشروعك.
