تقنية المجموعة الاسمية (الشكلية) في إدارة الاجتماعات (NGT) Nominal Group Technique

تقنية مجموعة الاسمية (الشكلية) (NGT) Nominal Group Technique

دكتور

عبدالرحيم محمد

مستشار التخطيط الاستراتيجي وقياس الأداء المؤسسي

عضو هيئة تدريس  (منتدب) كلية المجتمع

drabdo68@yahoo.com

source:https://chess.wisc.edu/niatx/content/contentpage.aspx?NID=147

 تقنية المجموعة الاسمية (NGT) هي أداة تُستخدم لتوليد الأفكار والتوصل إلى توافق في الآراء. تم تطوير هذه التقنية في أواخر الستينيات من قبل Andre Delbecq و Andrew Van de Ven ومنذ ذلك الحين تم استخدامها   في مختلف مجالات الأعمال.  وتم تطوير هذه التقنية من خلال جامعةويسكنسون.

 تم تصميم تقنية المجموعة الاسمية (NGT) لتعزيز مشاركة المجموعة في عملية صنع القرار.  تستخدم تقنية المجموعة الاسمية من قبل المجموعات الصغيرة للوصول إلى توافق في الآراء بشأن تحديد المشاكل الرئيسية أو تطوير الحلول . وتتمثل خطوات هذه التقنية فيما يلي:

الخطوة الأولى: التحضير قبل استخدام عملية المجموعة الاسمية ، من الضروري أن يكمل منسق  الاجتماع مجموعة من المهام التحضيرية التي تمهد الطريق لاجتماع ناجح. وتتمثل هذه المهام في  إعداد التصميم من خلال إعداد  سؤال يوضح الهدف من الاجتماع ويوضح الإجابات المطلوبة . غالبًا ما يختبر القائد السؤال بشكل تجريبي قبل الاجتماع، بعد ذلك طباعة  السؤال على أوراق عمل لكل مشارك، ثم تحديد طريقة التصويت المرغوبة (على سبيل المثال ، على اساس الترتيب أو على اساس التصنيف) . تجهيز غرفة اجتماعات   لاستيعاب المشاركين في المجموعة (من خمسة إلى تسعة أشخاص) على طاولات فردية على شكل حرف U  .

ملاحظة: إذا تضمنت عملية تقنية المجموعة الاسمية  عددًا كبيرًا من الأشخاص ، يجب  تقسيمها إلى مجموعات منفصلة . توفير  المستلزمات التالية: لوحات ورقية وشريط لاصق وأقلام تحديد وأوراق لكل مشارك ، أو  بطاقات فهرسة مقاس 3 × 5 أو ملاحظات لاصقة. البدء  بإعداد بيان ترحيب يشرح الغرض من الاجتماع ، ويحدد الأدوار الفردية ، ويصف كيفية استخدام المخرجات.

الخطوة الثانية: توليد الأفكار الصامتة قبل البدء ، يجب على قائد المجموعة إعداد وتقديم السؤال الذي سيتم مناقشته ، كتابيًا وشفهيًا ،  . سيساعد السؤال المدروس جيدًا في توليد ثروة من الأفكار المحتملة. يشجع القائد المشاركين على كتابة الأفكار بصمت وبشكل مستقل في عبارات مختصرة.  يتميز السلوب الصامت بأنه   يتيح الوقت الكافي للتفكير وهذا يساعد في تعزيز وتدفق الأفكار، ويعمل على تجنب المقاطعات ، ويمنع التركيز غير المبرر على فكرة واحدة، ويقلل المنافسة ، بالإضافة إلى تقليل الضغوط  ويمنع التوافق أو الاختيار والاتفاق  قبل الأوان على  الأفكار يعزز التركيز على المشكلة.

الخطوة الثالثة:  تسجيل الأفكار على مدار الساعة round-robin: في هذه الخطوة  يدور قائد المجموعة حول الطاولة ويسجل فكرة واحدة من كل مشارك على اللوح الورقي. يجب تسجيل الأفكار حرفيا مع القليل من إعادة الصياغة من قبل القائد. ومع ذلك ، يُسمح للقادة بطرح أسئلة لتوضيح الفكرة، و تستمر العملية حتى يتم تسجيل جميع الأفكار. ثم وعندما ينتهى من مشارك يذهب إلى الآخر.  و فوائد التسجيل بهذه الطريقة  يعزز المشاركة المتساوية في عرض الأفكار ويزيد من  القدرة على التعامل مع عدد كبير من الأفكار ويسمح بقبول  الأفكار المتضاربة ، وهذه  الطريقة تحفز المشاركين الآخرين على التفكير في فكرة لم يتم تسجيلها أثناء  مرحلة توليد الأفكار الصامتة وتسمح لهم بتسجيلها وعرضها أثناء دورهم.

الخطوة 4: مناقشة تسلسلية للأفكار:  يتضمن ذلك أخذ كل فكرة  واحدة تلو الأخرى (بشكل متسلسل) ومناقشة الفكرة أو توضيحها قبل التصويت الأولي، و  فوائد هذه الخطوة هي: تجنب  التركيز المفرط على  فكرة واحدة أو مجموعة فرعية من الأفكار  وهذا يوفر فرصة للتوضيح والقضاء على أي سوء فهم ويحدد الحجج والخلافات حول الأفكار ويسجل الخلافات في الرأي دون زيادة لا داعي لها

الخطوة 5: التصويت الأولي خلال هذه المرحلة ، يبدأ المشاركون في المجموعة في تضييق قائمة الأفكار المحتملة. بناءً على مناقشة الأفكار ، ويصدر كل مشارك حكمًا مستقلاً حول تلك الأفكار التي يعتبرونها على الأرجح تمثل المشكلة التي سيتم حلها أو الحل المحتمل لمعالجتها. طريقتا التصويت ، المستخدمتان عادة ، هما التقييم  والتصنيف.

طريقة التقييم: عند تقييم الأفكار ،  يقوم كل مشارك اعطاء قيمة من قيمة محدد ، ولتكن 100 كما هى في المثال الموضح في الجدول التالي:

طريقة التقييم
الفكرة   Joe Sue Kelly Jim Total
1 50 50
2 40 30 70
3 20 100 32 152
4 0
5 30 30
6 20 30 50
7 0
8 0
9 20 5 18 43
10 5 5
Total 100 100 100 100 400

كما هو موضح في الجدول أعلاه ، قام كل من أعضاء الفريق الأربعة بتوزيع نقاطهم على الأفكار العشر التي قاموا بتكوينها خلال الخطوة 2. لاحظ أن المشاركين لديهم خيار تخصيص كل نقاطهم لفكرة واحدة إذا شعروا بقوة أنها الأفضل. يتضح من الجدول أن الفكرة رقم (3)  لديها أعلى مجموع نقاط ، ويمكن للفريق إنهاء عملية تقنية المجموعة الاسمية  في هذه المرحلة ، واختيار هذا الخيار.

طريقة الترتيب: عند ترتيب العناصر ، يُطلب من كل مشارك اختيار ما يقرب من نصف العدد الإجمالي للأفكار التي تم إنشاؤها ، وترتيبها من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية. . فلو اختار خمسة أفكار فأهم فكرة تأخذ رقم (5) وأقل الأفكار أهمية تأخذ رقم (1). ستركز هذه العملية على عدد أقل من الأفكار. استعدادًا لتسجيل التصويت ، يجب على قائد الاجتماع  كتابة رقم كل فكرة على قطعة منفصلة من الورق. عندما يتم تسجيل الأصوات الفعلية ، سيقوم بتسجيل الترتيب المعين من قبل كل مشارك للفكرة ، كما هو موضح  في الجدول التالي:

طريقة الترتيب
الفكرة   Joe Sue Kelly Jim Total
1 1 5 6
2 5 5 10
3 4 5 4 13
4 0
5 3 4 1 8
6 2 4 3 2 11
7 0
8 2 2
9 3 1 2 3 9
10 1 1

كما يتضح من الجدول أعلاه ، حصلت الفكرة رقم (3) على أعلى درجة.  في كثير من الحالات، تنتهي عملية تقنية المجموعة الاسمية  بعد هذه الخطوة أما إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من الدقة ، وخاصة إذا كانت المجموعة قد أنتجت عددًا كبيرًا من الأفكار ، فقد تختار المجموعة المشاركة في الخطوتين الإضافيتين التاليتين (الخطوة 6 و 7) ، وتكرارها عدة مرات حسب الحاجة

الخطوة السادسة: مناقشة التصويت الأولي:  تم تصميم هذه الخطوة الموجزة في عملية تقنية المجموعة الاسمية لفحص العناصر ذات أنماط التصويت غير المتناسقة وتوفير فرصة لمناقشة الأفكار التي يُنظر إليها على أنها تتلقى عددًا كبيرًا جدًا أو قليلًا جدًا من الأصوات. في حين أن هذه الخطوة نادرًا ما تؤدي إلى تغييرات جذرية في كيفية إدراك المجموعات لفكرة ما ، إلا أنها قد تؤدي إلى تصويت نهائي أكثر دقة.

الخطوة السابعة: التصويت النهائي في هذه الخطوة الأخيرة ، يتم دمج الأحكام الفردية على الأفكار في القرار الجماعي. بينما قد يختار القائد اتباع نفس أسلوب التصويت المستخدم في الخطوة 5 ، إلا أنه قد يختار أيضًا استخدام أسلوب تصويت أكثر دقة مثل التصنيف يساعد التصويت  النهائي في تحديد  نتيجة الاجتماع و يوفر شعوراً  باختتام مناسب للاجتماع  ويسجل حكم المجموعة النهائي فيما يتعلق بالسؤال الأولي.

يمكنك الحصول على المقالة من هنا تقنية المجموعة الاسمية في إدارة الاجتماعات

Author: د. عبدالرحيم محمد عبدالرحيم

دكتور عبدالرحيم محمد عبدالرحيم استشاري التخطيط الاستراتيجي وقياس الأداء المؤسسي والتدريب عضو هيئة تدريس (منتدب) – كلية المجتمع – دولة قطر drabdo68@yahoo.com www.dr-ama.com

Share This Post On