خمس نصائح لإدارة الموارد
5Tips for Managing Resources
يمكنك استخدام هذه النصائح لإدارة فريق المشروع
النصيحة الأولى: الاجتماع الدوري Meet regularly
لو أن فريقك موزع في عدة مناطق تستطيع أن تجتمع بهم بشكل دوري. استخدام الأدوات المساعدة مثل الفيديو كونفرس أو من خلال التقنيات الحديثة التي تسهل على كل فرد المشاركة في التواصل من خلال الاجتماع ، مع مراعاة الأخذ في الاعتبار التوقيت الزمني للمنطقة وخاصة إذا كان هناك فرق في التوقيت، مع مراعاة وقت العمل لأعضاء الفريق .
وتساعد الاجتماعات الدورية أعضاء الفريق بأن يلتقون معا وعلى علم بمعرفة ما يقوم به كل عضو من اعضاء فريق المشروع.
النصيحة الثانية: استخدام تقرير الموارد Use resource reporting
توضح تقارير الموارد أى أعضاء الفريق أكثر تحملا لأعباء العمل. كما تبين من لديه وقت متاح ليأخذ مزيدا من المهام، وهناك الكثير من الوسائل العلمية والأنظمة التي توفر هذه التقارير. وهنا يكون من السهل تحديد وعرض الاختلافات وتحديد التغيرات المطلوبة لكى تتأكد أن فريقك يستطيع إكمال جميع مهام المشروع المطلوبة بدون صراعات داخل العمل.
النصيحة الثالثة: استخدام جداول الوقت Use time sheets
تساعد جداول الوقت في تسجيل التقدم في المشروع وتسمح لكل عضو في الفريق أن يقرر ما الذي يريد أن يحققه خلال هذا الأسبوع. وهذا يعطيك معلومات حقيقية ذات قيمة عن كيفية إنجاز المهام، كما يساعدك في إعادة جدولة الأنشطة في حالة التأخير. ومن المعروف ان الجميع لا يعمل بنفس السرعة وبالتالي هذه فرصة لتقييم الوضع في المشروع وتحديد مدى حاجة المشروع إلى تعديلات.
النصيحة الرابعة متابعة التقدم Monitor progress
يمكن أن تدير فريق عملك بكفاءة عالية لو أنك عرفت ان مشروعك يسير طبقا لما هو مخطط. استخدام تقارير التقدم في الإنتاج لتوفر البيانات التي تحتاجها لتقييم العمل بمشروعك. والتقارير ستقول لك أين موقعك من الخطة هل أنت متأخر أم متقدم في عملية التنفيذ ، ومن خلال استخدام تقييم المهام والوقت الفعلي في الجدول الزمني . هذا التقييم اسهل طريقة لمعرفة هل أنت تسير في مشروعك وتحقق اهدافك طبقا للمواعيد المخططة أم لا. لو لا سوف يكون لديك تحذير مبكرا من خلال التقارير حتى تستطيع ان تحدث تغييرات في تخصيص الموارد والمهام او الأفراد في المشروع.
النصيحة الخامسة: خصص وقتا للعلاقات الإجتماعية Make time to socialize
الاجتماعات هى شيء واحد، ولكن جمع الفريق معا من اجل الأهداف يحقق يساعد في تحديث حالة المشروع. فالاجتماعات هى نوع من التواصل الاجتماعي بين اعضاء الفريق.
شعور الفريق انهم معا يساعدهم على العمل معا بسهولة ويزيد درجة الثقة بين الأعضاء.
ترجمة: د. عبدالرحيم محمد
المصدر
www. ProjectManager.com
